“Pero… ¿Qué es un asistente virtual? ¿qué es lo que hace en su trabajo?” 

Si me dieran un euro cada vez que me han planteado esta pregunta, sería millonaria. Y no, no exagero y con razón: la asistencia virtual es una profesión muy reciente en España. Hace pocos años que está implementada y reconocida como tal. ¿Y sabes qué? Es un buenísimo punto a nuestro favor ya que, con el crecimiento de los negocios online, la asistencia virtual se está convirtiendo en una profesión muy demandada. Pero, ¿qué es ser una asistente virtual?

Para que te hagas una idea: en el año 1992 una grandísima profesional y pionera llamada Anastacia Brice decidió dejar el paradigma laboral tradicional y llevarse su trabajo como asistente ejecutiva a casa. Poco a poco fue definiendo una nueva estrategia laboral que le permitiría trabajar con alguien a la vuelta de la esquina o al otro lado del mundo. Finalmente, en el año 1998, fundó la primera escuela de asistencia virtual de habla inglesa, donde hoy en día ayuda a otras mujeres a crear sus propios negocios de asistencia virtual. 

En España, esta profesión comenzó a pisar fuerte ya en el siglo XXI y, sobre todo, desde el año 2003. Este siglo nos ha traído muchos cambios y uno de ellos, sin duda, ha sido la explosión del mundo online. Cada vez son más los negocios y emprendedores que eligen el camino virtual. Y, llegado a un cierto punto, se dan cuenta de que ellos solos no pueden abarcarlo todo y deciden comenzar a delegar. Ahí es donde entra “la asistente virtual al rescate”. 

Definición de asistente virtual

Podría decirte que una asistente virtual es, según IVAA (International Virtual Assistants Association): una contratista independiente que apoya a múltiples clientes en una variedad de sectores, brindándoles servicios administrativos, creativos y técnicos.

Para mi, lo más fácil es definir lo que es un asistente virtual dibujando una imagen en tu mente…


Marga tiene 35 años y hace 3 que se dedica a la asistencia virtual. Su jornada laboral comienza cuando a ella le apetece. Hay días que se permite tener la mañana para ella y, después de dejar a los niños en el cole, se prepara una infusión calentita y se sienta en la terraza a simplemente disfrutar de las vistas. Otros días prefiere empezar a trabajar nada más volver de sus recados matutinos. Suele trabajar una media de 4-5 horas diarias, de manera pausada y a su ritmo, sin estrés. Marga ya no recuerda lo que es estar estresada. 

Hace 3 años que emprendió un camino como autónoma, ofreciendo sus servicios de asistencia a otros emprendedores. Un camino en el que siempre se ha sentido como un igual. Un trabajo en el que se valoran su creatividad, proactividad, organización, productividad y, sobre todo, se respeta su libertad


A mi personalmente me gusta definir a la asistente virtual como la navaja suiza del emprendimiento digital. Es decir, una persona que presta su ayuda gestionando un negocio y realizando múltiples tareas que permiten liberar tiempo de su fundador, ya sea para que pueda centrarse en otros aspectos del negocio o bien para que tenga más tiempo libre. 

Y este aspecto, precisamente, es el que más ventajas brinda a esta profesión. Aprender a ser una «sabelotodo» dentro del marketing digital te abre muchas puertas. Puertas que no sabías que existían… Puertas que no creías que te iban a gustar… Y hasta puertas que te llevan a caminos que jamás pensabas que recorrerías.

Estas páginas que estás leyendo, de hecho, son fruto de una de esas puertas que se abrieron para mi. Y es que, amiga, una cosa te diré: una vez des el primer paso y te adentres en este mundillo (y para ello la asistencia virtual es tu mejor aliada), te aseguro que no hay vuelta atrás porque no te faltarán las ideas de negocio ni el trabajo 😉

Funciones y tareas principales de una asistente virtual

Ahora podrías estar pensando: “vale, todo esto me parece muy bonito pero, ¿qué voy a tener que hacer?” Pues bien: el perfil generalista o clásico de una asistente virtual es alguien que realiza las principales tareas administrativas y atiende a la comunidad del negocio (clientes, seguidores y colaboradores) aunque también existen perfiles más especializados (creativos o técnicos). 

A continuación voy a explicarte las tareas principales y que, por experiencia propia, he visto a lo largo de los años son las más solicitadas. Pero es importante tener en cuenta que cada negocio es un mundo y, por lo tanto, cada puesto de asistente virtual también lo será.

Gestión de correo electrónico

Una de las herramientas más potentes hoy en día en el marketing digital es el correo electrónico. Se trata de la principal vía para conseguir ventas, promoción y nuevas oportunidades para el negocio. 

Mantener la bandeja de correo electrónico al día requiere de mucha dedicación, mimo y tiempo. Suele ser una de las principales tareas a delegar en la que hay que atender a seguidores, dar soporte al cliente, resolver dudas, gestionar afiliados y quizás hasta lidiar con algún que otro hater. Además, se optimiza el tiempo dedicado al correo electrónico al filtrar los mensajes y usar plantillas de respuesta (¡me declaro muy fan!).

TIP PERSONAL: para crear una rutina de trabajo, yo implementé como primera tarea del día la atención del correo electrónico. Siempre va bien para comenzar leer y responder emails, antes de adentrarse en tareas más complejas. Yo personalmente dedico de media una hora diaria a atender el correo electrónico y, una vez a la semana, reviso mis plantillas de respuesta para asegurarme de tenerlas actualizadas

Gestión de redes sociales

¿Qué negocio digital no cuenta con, al menos, una red social? Se trata de una herramienta muy potente con la que interactuar con potenciales clientes, crear una comunidad comprometida y lograr una mayor difusión al negocio. Y si hablamos de tener miles de seguidores con los que interactuar cada día, ya puedes imaginarte el tiempo que llega a requerir. 

Gestionar las redes sociales, subir y programar su contenido y atender a las comunidades suelen ser tareas muy frecuentes trabajando como asistente virtual.

TIP PERSONAL: automatiza siempre que puedas las tareas de publicación para así poder dedicarte de lleno a atender a la comunidad y crear contenido nuevo

Gestión de facturación, afiliados y colaboradores

Antes de nada, vamos a definir qué son los afiliados y colaboradores. Un afiliado es un emprendedor o negocio digital que participa en la promoción y venta de un producto a cambio de recibir una comisión por cada venta. En cambio, un colaborador es un freelance que presta servicios puntuales o recurrentes al negocio como, por ejemplo: un redactor, un asesor legal o un asistente virtual. 

La gestión de esta parte del negocio puede ir desde ingresar datos en programas de contabilidad, gestionar pagos y reembolsos, resolver dudas o problemas con la plataforma de afiliación, asistir a colaboradores y afiliados en lanzamientos y un largo etcétera que dependerá del negocio.

TIP PERSONAL: Paciencia con estas tareas, los números son importantes y requieren de toda nuestra atención. Por otro lado, tampoco les temas… no son para tanto, de veras 😉

Búsqueda y organización de datos 

Si se quiere tener un negocio actualizado muchas veces es necesario realizar grandes búsquedas en internet ya sea para estudiar y valorar el mercado, buscar novedades, conocer las últimas noticias o revisar a los competidores.

Esta tarea puede llegar a requerir de una inversión de tiempo importante, por no hablar del registro y organización de toda esa información. Así que esta sería otra tarea comúnmente delegable. No es raro encontrar ofertas laborales en las que se requiere de búsquedas extensas en internet de todo tipo de información (y con esta tarea ya sabes: no te acostarás sin saber una cosa más).

TIP PERSONAL: intenta siempre que puedas buscar información en sitios fiables ya que, por desgracia, en internet te encontrarás de todo

Coordinación de agenda y eventos

Todo negocio digital cuenta con una agenda en la que coordinar todo tipo de eventos como reuniones (online o presenciales), congresos, ponencias o viajes. La asistente virtual se encarga de coordinar la agenda del negocio con la de todas las terceras partes implicadas, asegurándose de que todo encaje.

TIP PERSONAL: organizar una reunión semanal o, como máximo, quincenal con tu cliente ayudará a forjar un vínculo y confianza mucho más estrechos

Tareas más especializadas

Una asistente virtual debe saber un poquito de todo. Ha de estar formada y sentirse cómoda trabajando el multitasking (o multitarea), siendo necesario que tenga nociones básicas de diseño, gestión de páginas web, redacción, atención al cliente, organización y productividad. 

Pero… todo esto lo va a poder aprender, tanto en su formación inicial como de la mano de sus clientes, ya que es común realizar un primer periodo de adaptación y formación. 

Una vez cuentas con un perfil generalista y empiezas a trabajar, irás viendo que hay tareas que te gustan más y otras que menos. O quizás no. Todo depende de cuán cómoda estás en el multitasking o de cuánto te apetece profundizar. 

Si eres un culo inquieto (como yo), es probable que conforme vayas avanzando irá aumentando tu curiosidad por seguir formándote y acabes teniendo un perfil más especializado. Son muchas las compañeras que, además de su perfil como asistente, cuentan con perfiles especializados como: copywriter, diseñadora gráfica, administrativa/contable, editora, etc.

Ser asistente virtual es una cuestión de actitud

Como has podido comprobar, la asistencia virtual es una profesión muy variada y en la que es difícil llegar a aburrirse. Ahora quizás te parezca que hay que tener muchísimos conocimientos previos pero lo cierto es que hay un ingrediente mucho más importante. 

No digo que no debes aprender los aspectos técnicos, por supuesto que sí. De hecho, yo misma recomiendo hacerlo con el mismo curso con el que me formé yo. Pero, el principal motivo por el que te recomiendo este curso y no otro es porque te impulsa a conseguir uno de los ingredientes más importantes para esta profesión.

Estoy hablando de la actitud. Esa que muchas veces no nace sola, esa que muchas veces nos cuesta ver (por mucho que otros si lo vean). La actitud lo es todo para mi a día de hoy. Ser fiel a mi misma, defender mis valores, saber cómo y con quién quiero trabajar, cuánto estoy dispuesta a cobrar por mi trabajo, cómo voy a encarar el día a día…

Todo esto no se enseña tal cuál, sino que es algo que nace dentro de cada una. ¿Y cómo? Escuchándote. Trabajando en ti misma. Solo si recorres ese camino llegarás a ser lo que te propongas. Solo si eliges hacer este camino de la mano del autoconocimiento, podrás romper el círculo vicioso y empezar a amar lo que haces cada día y descubrirás lo que ser libre.

Con la actitud adecuada y amando lo que haces, podrás ser más proactiva, resolutiva, empática, organizada y productiva… y te aseguro que eso te va a dar mucho más trabajo que conocer 1.000 herramientas digitales. Créeme, las herramientas se aprenden rápido. La actitud la has de cultivar (y como a las plantitas, se ha de hacer con mucho amor) y si lo haces con un buen acompañamiento, mejor que mejor. 


La asistencia virtual es una profesión ideal para adentrarte en el mundo del marketing digital, aunque no cuentes con experiencia previa. Con ella obtendrás una base muy firme de conocimientos básicos que, sumada a una buena actitud, te asegurarán poder colaborar en multitud de proyectos digitales. Me encantaría conocer tus impresiones… ¿Conocías qué es y qué hace una asistente virtual? ¿Cuál crees que es el mejor o peor aspecto de esta profesión?

¿Te ha gustado? Aquí puedes puntuarlo
(Votos: 4 Promedio: 5)

Si te apetece, aquí puedes consultar otros artículos de mi blog

Deja un comentario

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.

0 Compartir
Compartir
Twittear
Pin
Compartir