5 consejos para ser una asistente virtual freelance productiva y eficiente

Qué título más atractivo, ¿verdad? Lo cierto es que, por mucho que te explique aquí consejos y te de información para lograrlo, ya sabes cómo es el estilo Vida FreeLance para hacer las cosas: debes ponerle actitud y ganas. Te aseguro que, si pones de tu parte y vences tus miedos, puedes llegar a ser una asistente virtual freelance productiva, organizada y altamente eficiente. ¿Empezamos?

¿Por qué la organización lo es todo?

Vivimos en una época en el que el trabajo online está al alza. El crecimiento de los negocios virtuales está siendo exponencial. Tanto es así que se calcula, según el CNMC, que en España el volumen de transacciones electrónicas ronda ya los 12.800 millones de euros. Vamos, que se mueve mucho dinero en la red, en gran parte porque muchas de las necesidades de los usuarios y usuarias a nivel analógico ya se pueden hoy en día cubrir a través de Internet, ¡sin moverse de casa!

Así ocurre que, en muchos negocios unipersonales, el trabajo pronto empieza a abrumar y surge la necesidad de delegar. Ahí es donde entra en juego la asistente virtual: una profesional que ofrece a sus clientes la posibilidad de colaborar realizando gestiones online a diferentes niveles. No se trata de un trabajo definido, sino que más bien asiste brindando una labor administrativa, burocrática, en ocasiones técnica y muy variada. Así que has de tener claro que en esta profesión es imprescindible demostrar diligencia, versatilidad y creatividad.

Hoy en día ya son muchos los negocios digitales que necesitan una asistente virtual para desempeñar tareas digitales que hagan más dinámico y fácil el trabajo dentro de la empresa. Así podemos hablar de tareas tan variadas como: realizar informes o estudios, gestionar las redes sociales o el correo electrónico, realizar tareas de contabilidad o encargarse de la atención al cliente, entre otras.

Como puedes comprobar, teniendo que encargarse de tareas tan variadas se sobreentiende que la asistente virtual debe ser una persona resiliente, organizada y con buena capacidad resolutiva.

Consejos para ser una asistente virtual freelance de diez

Lo primero a tener en cuenta es que cuando hablamos de emprendimiento, todos los comienzos son difíciles. Tu andadura como asistente virtual freelance puede tardar en arrancar, pero no te apures ni desesperes.

Todo llega si apuestas por cultivar en ti una disciplina de trabajo durante los primeros meses, así llegarás más preparada al trabajo a tiempo completo (algo que probablemente acabe llegando más pronto que tarde).

1. Mantén un orden en tus tareas diarias

Una asistente virtual ha de ser una persona organizada, metódica, resolutiva y predispuesta al trabajo. Está claro que cada persona cuenta con más o menos de estas cualidades pero no olvides que nuestro cerebro es plástico y puede cambiar. Y no hay mejor manera de hacerlo que mediante los hábitos.

¿Y qué pasa si eres olvidadiza? Pues que tendrás que adquirir el hábito de tener una agenda y registrarlo todo. Lo normal es que, como asistente virtual, te encargues de un buen número de tareas semanales; así que acostúmbrate a anotar reuniones, plazos de entrega, emails o tareas urgentes, números de teléfono, fechas de expiración de contratos, etc. Has de tener siempre presente que tu trabajo es liberar la carga laboral, no causar más, así que nunca pecarás de «extra precavida» cuando se trata de anotar cosas en tu agenda.

TIP PERSONAL: Reserva unos 5 minutos al día para poner orden en tus tareas y anotarlas en tu agenda, puede ser a primera hora de la mañana o por la noche organizarte la agenda para el día siguiente. Si te apetece ir un paso más allá, te recomiendo el Bullet Journal.

2. Delimita tus funciones y horarios

Si no quieres verte quemada o perdida al trabajar con tus clientes, intenta llegar a un acuerdo de forma clara, concreta y honesta, exponiendo qué trabajos vas a realizar y cuáles serán tus horas de trabajo de base o el presupuesto disponible para delegar. De esta manera ambas partes tendrán claro hasta dónde pueden pedir o dar, según cada caso.

Para entenderlo, veamos un ejemplo:

  • Un cliente A te pide colaborar una hora al día para gestionar sus redes sociales. Pero… ¿Por dónde empiezas? ¿Cómo delimitas qué hacer y no hacer cada día?
  • En cambio un cliente B te solicita que diariamente publiques 2 stories y un post en su Instagram, publiques un post en Facebook, revises unas 15-20 cuentas afines para darles like o follow y por último respondas a todos los comentarios o mensajes recibidos. Con unas condiciones así te resultará mucho más fácil delimitar el tiempo de trabajo diario y organizar mejor tu lista de tareas.
TIP PERSONAL: si no tienes este punto claro, propón a tu cliente un breve periodo de prueba inicial. Así podrás tantear las tareas y el tiempo que inviertes antes de definir algo más fijo. Recuerda que hablando se entiende la gente 😉

3. ¿Problemas? Conviértete en una curiosona

«Somos tiempo» es una frase que define muy bien el espíritu de las asistentes virtuales. Y es que, si un emprendedor busca delegar, en la mayoría de casos lo hará para poder disponer de más tiempo. Por lo tanto, como asistente virtual debes buscar siempre liberar el tiempo de tu cliente, evitando quitarle más tiempo del debido.

No es lo mismo encontrar un problema y pedir ayuda, que intentar buscar la solución por tu cuenta. Y esto, amiga mía, es determinante a la hora de ser una asistente virtual freelance eficiente. La resiliencia y proactividad son dos cualidades que tienen mucho peso en esta profesión, no lo olvides.

Casi todo lo que tengas que hacer, lo encontrarás en internet. No temas invertir tiempo en buscar soluciones ya que muchas veces tu cliente deberá hacerlo si, en vez de buscarlas, le preguntas. Hazte amiga de Google, bucea por la web como pez en el agua, lee, investiga y curiosea.

TIP PERSONAL: búscate una tribu o comunidad de asistentes virtuales freelance. Poder contar con la ayuda de otras compañeras de profesión es un gran apoyo.

4. Nunca dejes de estudiar

La era de la tecnología ha llegado para quedarse y con ella profesiones como la nuestra. Pero la tecnología y el internet están en constante evolución, así que si no quieres quedarte atrás es importante que te mantengas siempre al día.

Puedes invertir en formaciones o cursos, si dispones del tiempo y el dinero para hacerlo. Pero si no es tu caso, no te preocupes. También es posible aprender mucho de leer blogs sobre marketing digital, seguir a emprendedores que te inspiren y motiven, suscribirte a newsletters informativas sobre negocios digitales y un largo etcétera.

En serio: si te pones a buscar información, te aseguro que no te la acabas. Eso sí… Ten cuidado con no caer en el error de intoxicarte con demasiado o acabarás teniendo miles de emails sin leer que solo estarán haciendo ruido en tu bandeja de entrada.

Sé escueta en tus elecciones y apuesta por aquellos contenidos que realmente te van a nutrir y en los que estés dispuesta a invertir tiempo.

TIP PERSONAL: si no conoces esta plataforma formativa, te animo a que le eches un ojo. Tiene muy buena oferta formativa a precios muy competitivos. ¡Ah! Además en su web hay una bolsa de empleo muy interesante.

5. No regales tu trabajo

Es normal que, si estás empezando, quieras aprender a toda costa y no te importe no cobrar por tu trabajo. Pero, si es tu caso, te aconsejo que establezcas muy bien tus límites y por supuesto definas una fecha final a esta condición. De lo contrario, acabarás trabajando gratis y te aseguro que es algo que mata la motivación muy rápido.

Si quieres ofrecer un servicio de calidad (¡créetelo! eres perfectamente capaz de hacerlo), debes cobrar por ello. Más o menos, pero cobrar siempre. Y también debes ser capaz de reajustar tus tarifas, según vayas aprendiendo y creciendo como profesional.

Yo, como emprendedora digital además de asistente virtual, desde luego que invertiría sin miramientos mi dinero en delegar si mi asistente es eficaz y me quita carga de trabajo. Piénsalo bien: si te sientes valorada (y bien pagada), tu mente estará más tranquila y podrás centrarte mejor en tus tareas. Además, estarás más motivada y emocionada por seguir aprendiendo y mejorando esas condiciones. Así que, no lo dudes: valorarse a una misma no es una opción, es una obligación.

TIP PERSONAL: puede que al comenzar a emprender no tengas claro qué tarifas fijar. Mi recomendación es que establezcas un precio que para ti sea razonable (puedes guiarte con otras compañeras) y, sobre todo, seas clara con tu cliente explicándole tu situación y que tu precio podría ir variando según tu tiempo de colaboración o experiencia adquirida.

Escrito sobre el papel, o mejor dicho la pantalla, puede parecer fácil… pero lo cierto es que lograr un equilibrio siendo asistente virtual freelance requiere de tiempo y esfuerzo. Pero si realmente quieres hacer de esta profesión una forma de vida, es el precio que deberás pagar. Invierte tiempo en adquirir estos hábitos y en unos meses te aseguro que te sorprenderá el nivel de profesionalidad que hayas adquirido.

¿Y tú? ¿Practicas alguno de estos hábitos? ¿quieres aportar alguno más? ¡Abro debate en los comentarios!

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